Mises à jour proposées aux directives du directeur – exigences minimales s’appliquant aux plans d’exploitation

En tenant compte des commentaires reçus, des mises à jour administratives supplémentaires ont été apportées aux directives du directeur.

Les renseignements suivants fournissent un résumé des questions qui ont été posées et des inquiétudes qui ont été exprimées dans les commentaires reçus.  Ils indiquent également les mises à jour qui ont été faites à la suite de ces commentaires :

Généralités

Calendrier de mise en œuvre des changements

• Une inquiétude a été soulevée quant au calendrier des mises à jour proposées et au besoin éventuel de mettre à jour les plans d’exploitation en conséquence. Les mises à jour proposées sont de nature administrative et offrent une certaine souplesse pour les exigences déjà en place. Dans la plupart des cas, les changements ne devraient pas nécessiter de mises à jour importantes à un plan d’exploitation.
• La date de transition du 1er avril 2022 a été ajoutée aux directives du directeur pour s’assurer que toutes les mises à jour des plans d’exploitation, le cas échéant, pourront être effectuées en même temps que les autres mises à jour courantes des plans.

Conservation

• On a posé une question sur les délais de conservation des plans d’exploitation. Les mises à jour des directives du directeur n’ont pas pour effet de modifier les délais de conservation. Les plans d’exploitation faisant l’objet d’une vérification par un vérificateur de l’organisme d’accréditation doivent être conservés pendant au moins dix ans. Si une vérification est effectuée chaque année, dix versions des plans d’exploitation seront conservées dans les dossiers du propriétaire du réseau.

Exigences relatives au contenu du plan d’exploitation (article 3.0)

Accréditation transitoire

• On a posé une question sur la nécessité des types d’accréditation transitoire. Les mises à jour des directives du directeur ne comprennent aucun changement à l’accréditation transitoire. L’accréditation transitoire est toujours requise dans les cas où il y a un changement dans l'organisme d'exploitation.

Intégration de documents par renvoi

• Des inquiétudes ont été soulevées au sujet des différences d’interprétation possibles lorsque l’information est intégrée par renvoi plutôt que d’être reproduite dans le corps d’un plan d’exploitation.
• Les directives du directeur ont été mises à jour pour préciser que les documents peuvent être intégrés aux plans d’exploitation par renvoi au lieu que l’information soit mise à jour à deux emplacements différents.

Contrôle des versions

• Des inquiétudes ont été soulevées quant à la possibilité que les exigences soient interprétées différemment lors de l’utilisation d’un logiciel de contrôle électronique des documents ou de la révision d’articles individuels du plan d’exploitation.
• Les directives du directeur ont été mises à jour pour assurer que les exigences sont suffisamment souples pour permettre l’utilisation d’un logiciel de contrôle des documents et pour préciser que les documents qui forment les plans d’exploitation peuvent être mis à jour individuellement à différentes fréquences (différentes dates).

Titre du plan d’exploitation

• Des inquiétudes ont été soulevées au sujet du défi d’inscrire chaque réseau d’eau potable dans le titre du plan d’exploitation lorsqu’il s’applique à plusieurs réseaux.
• Les directives du directeur ont été mises à jour afin d’offrir une plus grande souplesse pour les plans qui s’appliquent à plusieurs réseaux.

Soumission au directeur

• Des inquiétudes ont été soulevées concernant le défi de fournir un exemplaire du plan d’exploitation en un seul fichier en format PDF.
• Les directives du directeur ont été mises à jour pour préciser que les documents peuvent être soumis au ministère dans un autre format, lorsque cela est acceptable pour le directeur.

Divulgation publique des plans d’exploitation (article 5.0)

Évaluation des risques

• Des inquiétudes ont été soulevées quant aux différentes interprétations possibles lorsque l’information relative à la détermination et à l’évaluation des risques pour le réseau d’eau potable est exclue de la divulgation publique.
• Les directives du directeur ont été mises à jour pour préciser que les activités utilisées pour contrôler ou gérer les risques pour le réseau d’eau potable peuvent être exclues si la divulgation publique pouvait menacer la salubrité et (ou) la qualité de l’eau potable.

Conservation des copies papier du plan d’exploitation aux fins de consultation publique

• On a posé une question sur la façon de rendre des copies papier des plans d’exploitation accessibles au public. Les directives du directeur mises à jour permettent de mettre les plans d’exploitation à la disposition du public à un emplacement principal du propriétaire et (ou) sur un site Web accessible au public. Lorsque les plans sont mis à la disposition du public sous forme de copie papier, la copie papier doit être la version la plus récente des plans pour le réseau.

Tenue à jour des versions en ligne du plan d’exploitation aux fins de consultation publique

• On a demandé quelles parties du plan d’exploitation devraient être mises à la disposition du public et si un résumé des plans serait suffisant à cette fin.
• Des inquiétudes ont également été soulevées au sujet du caractère onéreux de la tenue d’une version toujours à jour du plan d’exploitation sur le site Web alors que les documents et les procédures du plan changent constamment.
• Les directives du directeur ont été mises à jour pour préciser que les versions du plan d’exploitation mises à la disposition du public sur un site Web peuvent être mises à jour sur le site à intervalles réguliers ou lorsque des révisions importantes sont apportées au plan. Le contenu des plans doit être mis à la disposition du public, à l’exception des renseignements qui sont admissibles à une exclusion selon les directives du directeur.

Consentement du propriétaire

• On a posé une question sur l’obtention du consentement du propriétaire du réseau avant la divulgation du plan d’exploitation. Les mises à jour des directives du directeur ne comprennent aucun changement à l’exigence d’obtenir le consentement. Tous les plans d’exploitation relatifs à un réseau d’eau potable demeurent la propriété du propriétaire du réseau, indépendamment de la personne qui prépare ou révise le plan (conformément à l’article 17 de la Loi de 2002 sur la salubrité de l’eau potable). Le consentement du propriétaire doit être obtenu avant la divulgation des plans d’exploitation ou leur partage par toute personne assujettie aux directives du directeur.

Annexe « A » (définitions)

• On a suggéré d’inclure une définition de « bureau principal » et de mettre à jour la définition de « réseau assujetti » afin d’assurer une interprétation uniforme.
• Une définition de « bureau principal » a été ajoutée aux directives du directeur et la définition de « réseau assujetti » a été révisée pour faire référence à la définition existante dans la Norme de gestion de la qualité de l’eau potable.

Annexe « C » (formulaire)

• Une question a été posée sur la façon dont le formulaire de description du réseau assujetti à l’annexe « C » devrait être inclus dans un plan d’exploitation. Il n’y a pas de règles précises sur la façon dont un formulaire de description du réseau assujetti est intégré aux plans. Voici quelques exemples : l’insérer en tant que page d’index directement après la page couverture dans une copie papier du document, y faire référence en tant que fichier séparé dans une version électronique du plan et y faire référence dans les renseignements préparés conformément à l’élément 6 de la Norme de gestion de la qualité de l’eau potable (description du réseau d’eau potable).